応募者のプライバシーポリシー

応募者のプライバシーポリシー

はじめに

Pendo.io, Inc.およびその関連会社ならびに子会社（以下「Pendo」または「弊社」）は、応募プロセス中に求職者および採用候補者から受領した情報を収集および処理します。この情報には、（直接的もしくは間接的に、または他のデータとの組み合わせで）特定の個人を特定する情報、特定の個人の識別のために使用できる情報、または特定の個人に紐付けられるもしくは合理的に紐付けが可能な情報（以下「個人データ」）が含まれる場合があります。この応募者のプライバシーに関する通知（以下「応募者プライバシー通知」）は、弊社が収集する応募者の個人データとその使用方法を定めるものです。

本応募者プライバシー通知では、情報の収集、取扱、保存、共有、アクセス、使用、開示、転送、廃棄など、個人データに関わるすべての活動を「処理」という用語で表現する場合があります。

当該個人データの管理者は、求人応募を受けたPendo関連企業体となります。弊社の情報取扱慣行または本応募者プライバシー通知についてのPendoへの連絡方法は、本応募者プライバシー通知を参照してください。

個人データの処理目的

本節では、弊社が個人データを収集および処理する目的、加えて、欧州経済領域および英国（以下「EEAおよび英国」）の応募者に関し、GDPRおよび現地のデータ保護法に基づき弊社が個人データを処理する場合に適用される法的根拠を説明します。適用法で義務付けられている場合、弊社は、個人データの収集および処理について本人の同意を取得します。必須と表示されている個人データ（応募書類など）を提供されない場合、当該応募を処理できない場合があります。

応募プロセス管理および情報確認を含む応募者のスキル、資格、応募職種に対する適性の評価
Pendoは、応募プロセスを管理する目的で、個人データを処理する場合があります。これには、応募者のスキル、資格および弊社の雇用機会に対する応募者の適性評価のために個人データを確認すること、ならびに（適用される現地の法律で許容される場合は）経歴照会などの手段により、応募者が提供した情報が真実かつ正確であることを確認するための措置を講じることが含まれます。これらの目的のために処理される個人データには、以下のものが含まれる場合があります。

• 名前、住所、メールアドレス、電話番号またはその他の連絡先情報
• 応募職種、応募書類、希望職種、応募職種を知ったきっかけ、応募職種で必要となる場合の出張への意欲、応募職種の所在地における就労資格
• 現在の雇用に関する情報
• 就労ビザ、許可証または該当する移民法に基づいて就労する許可を証するその他の書類
• 学歴、経歴書、履歴書と応募に関する情報、面接と評価のデータ、審査と検証の情報および以前の経験
• 以前の職務経歴と照会先
• 写真
• 委員会またはその他の団体の会員資格
• 言語スキル、コンピューターの知識、（運転）免許証を含む特別なスキル、興味、余暇活動、その他の資格、活動
• 応募に関連して必要となる、または自発的に提供されたその他の個人データ

EEAおよび英国における応募者処理の法的根拠
EEAおよび英国（ドイツを除く）の応募者の場合、弊社は、本節に記載するように、以下の法的根拠に基づいて個人データを処理します。（a）移民および雇用機会均等コンプライアンスを含む法的義務を遵守すること、（b）弊社の正当な事業上の利益（すべての適用法を遵守しながら、募集中の職種を募集および補充し、雇用に最適な候補者を雇用する弊社の正当な利益を含む）が応募者の基本的権利を侵害しないこと。
ドイツの応募者の場合、弊社の処理の法的根拠に沿って、雇用決定のために当該処理が必須となります。

雇用機会の記録管理および連絡
Pendoは、現在および将来の雇用プロセスのために記録を保持することを目的として、プロフィールに適した潜在的な雇用機会に関する情報を当該応募者へ連絡および提供することを含め、個人データを処理することがあります。この目的のために処理される個人データには、以下が含まれます。

• 名前、住所、メールアドレス、電話番号またはその他の連絡先情報
• 応募職種、応募書類、希望職種、応募職種を知ったきっかけ、応募職種で必要となる場合の出張への意欲、応募職種の所在地における就労資格
• 現在の雇用に関する情報
• 学歴、以前の（職務）経験、履歴書と経歴
• 委員会またはその他の団体の会員資格
• 言語スキル、コンピューターの知識、（運転）免許証を含む特別なスキル、興味、余暇活動、その他の資格、活動
• 応募に関連して必要となる、または自発的に提供されたその他の個人データ

EEAおよび英国における応募者処理の法的根拠
EEAおよび英国（ドイツを除く）の応募者の場合、弊社は、本節に記載するように、以下の法的根拠に基づいて個人データを処理します。（a）該当する場合、採用活動の記録を維持する法的義務を遵守すること、（b）弊社の正当な事業上の利益（すべての適用法を遵守しながら、募集中の職種を募集および補充し、雇用に最適な候補者を雇用する弊社の正当な利益を含む）が応募者の基本的権利を侵害しないこと。
ドイツの応募者の場合、弊社の処理の法的根拠に沿って、採用決定のために当該処理が必須となります。

法的請求の確立、行使および防御
Pendoは、潜在的な法的請求を確立、行使および防御する目的で個人データを処理することがあります。これらの目的のために処理される個人データには、以下が含まれます。

• 名前、住所、メールアドレス、電話番号またはその他の連絡先情報
• 応募職種、応募書類、希望職種、応募職種を知ったきっかけ、応募職種で必要となる場合の出張への意欲、応募職種の所在地における就労資格
• 現在の雇用に関する情報
• 学歴、以前の（職務）経験と経歴
• 写真
• 委員会またはその他の団体の会員資格
• 言語スキル、コンピューターの知識、（運転）免許証を含む特別なスキル、興味、余暇活動、その他の資格、活動
• 応募に関連して必要となる、または自発的に提供されたその他の個人データ

EEAおよび英国の応募者の処理の法的根拠。EEAおよび英国の応募者の場合、弊社は、本節に記載するように、以下の法的根拠に基づいて個人データを処理します。（a）弊社が従うべきEUまたは加盟国の法律に基づく法的義務を遵守するため、（b）弊社の正当な事業上の利益が応募者の基本的権利を侵害しないため（採用プロセスおよび/または応募に関連する応募者とPendoとの間の紛争または論争の場合など、潜在的な法的請求における弊社の地位の確立、行使および/または防御に対する弊社の利益を含む）

特別なカテゴリーのデータ
適用法で許可される範囲内で、Pendoは「機密性の高い個人データ」または「機密データ」と呼ばれる特別なカテゴリーの定義に該当する個人データを限定的に収集および処理することがあります。

• 身体的または精神的な健康状態（設備または調整の詳細を含む）
• 労働組合への加入
• 犯罪歴および刑事訴訟または訴訟に関する情報（適用される現地法で許可されている場合）

弊社が特別なカテゴリーの個人データを処理する場合、当該処理は上記の前節に定められた条件および以下の追加条件のいずれかによって正当化されます。（a）義務を履行し、雇用法、社会保障および社会保障法の分野において応募者またはPendoの権利を行使する上で、当該処理が必要であること（適用法で許容される範囲において、データ主体がデータを処理しないことに優先する正当な利益を有すると信じる理由がない場合）、（b）適用法で許容される範囲において、労働能力の評価および医学的診断のために当該処理が必要であること、（c）当該処理が適用法によって許可される目的のために必要であること。

個人データの保持
採用応募に従って処理された個人データは、弊社の法的義務または法的請求に関連してより長い期間が必要とされない限り、応募した職種に関連する採用プロセスが終了した日から適用される弊社のデータ保持ガイドラインに従って処理されます。

個人データの収集

Pendoは主に、応募者から直接、個人データを取得します。この情報は採用マネージャーまたは関連する採用担当者に直接提供したり、弊社のシステムに入力したりできます。さらに、追加での詳細情報が、関連する採用担当者、採用マネージャーまたは雇用プロセスに関与する他の従業員によって生成される場合があります。

弊社は、適用法で許可される範囲内で、以前の雇用主からの照会、税務当局からの情報、または身元調査実施のために第三者を雇用する場合（適用法で許可される場合）など、第三者から一部の情報を取得することもあります。

状況によっては、適用法に従い、面接のために弊社施設を訪問する際の建物および場所のアクセス制御ならびに監視システム、CCTV、通話記録、録音、メールログなどによる監視から、適用法で許可されている場合にその範囲内で、データが間接的に収集されます。このような状況においては、かかるデータはPendoまたは関連サービスのサードパーティプロバイダーによって収集される場合があります。この種類のデータへは、通常、日常的にはアクセスされませんが、アクセスは可能です。一部のデータは、一般にアクセス可能な情報源から取得される場合があります。

特定の情報が契約または法令によって要求される場合、この旨が収集時に示されます。また、要求された情報を提供しなかった場合に生じる結果についてもお知らせします。一部の情報が提供されない場合、雇用プロセスを続行できなくなります。例えば、氏名や経歴が弊社に提供されない場合、弊社は雇用対象者とすることができません。場合によっては、Pendoが採用決定を行うために必要と判断する個人データがないことにより、それ以上の関与ができない場合もあります。

個人データの開示および転送

上記の目的のために、弊社は、Pendoの従業員、応募者検証ベンダー、法執行機関、裁判所、規制当局などの外部の当事者または関連会社およびPendoの親会社、子会社および/または関連会社（適用法で許可される場合）と、Pendo内での当該当事者の機能（勤務先の国および弊社が事業を展開しているその他の国（EU/EEAおよび英国外または応募者の国または居住管轄外の国を含む）を含む）を理由に、知る必要性に基づき、個人データを共有する場合があります。

Pendoは、個人データが安全に共有および処理され、本ポリシーおよび適用法に従って確実に処理されるよう、合理的な措置を講じています。EEAまたは英国の従業員からEEAまたは英国外のグループ会社への個人データの転送については、弊社は欧州委員会の標準契約条項（以下「SCC」）に基づいてグループ内データ転送の取り決めを維持しています。また、法的に必要な場合、弊社は、弊社のグループ会社外の者とSCCまたは同等の手段を締結し、個人情報を保護するために適切な保護措置を講じ、個人情報の転送のデータ保護に関する適用法令への準拠を確保します。EUに居住の場合には、要求に応じて、かかる転送中に個人データを保護するために適切な保護措置が講じられていることを示す文書のコピーを受け取る権利があります。

本節に基づく転送は、それぞれの目的（上記に規定）に適用されるのものと同じ法的根拠に基づいています。

自国または居住管轄区域外に転送または保存された個人データは、かかる外国の管轄区域の適用法に従って、法執行機関および規制当局によるアクセスが可能となります。

同意の撤回

同意に基づく個人データの処理に関してPendoに与えた同意は、いつでも撤回することができます。

同意は、下記の連絡先経由でPendoに連絡することにより撤回できます。同意撤回の詳細（対象となる個人データ等）を明記してください。かかる撤回をもって、Pendoは同意が撤回された目的に関連する個人データの処理を停止します。

個人データに関する権利

応募者の権利
Pendoは、個人データを正確、完全、最新の状態に保つため、適用法に従い措置を講じます。応募者には、不適切、不完全、または不正確な個人データを修正する権利があります。さらに、弊社が応募者について保存している個人データへのアクセスを要求する権利もあり、弊社が個人データをどう処理したかについての情報を得る権利もあります。個人データを確認し、特定の状況下でかかる個人データを修正または削除するよう要求する権利があります。

ご自身の個人情報に関する権利を行使される場合は、[email protected]までご連絡ください。

EEAまたは英国に居住している場合、追加の権利があります。これらの権利を行使するできるかどうかは、弊社が個人データを処理するために依拠する法的根拠に依存する場合があり、これらの権利は、EU、加盟国または英国の法律に基づき、弊社が行使を選択する可能性のあるさまざまな免除の対象にもなります。免除に依拠する場合、弊社はかかる請求のあった際にその旨をお伝えします。また、権利行使の請求に際して、本人確認をお願いする場合があります。追加の権利には、特定の状況下で、（i）弊社の正当な利益に基づく個人データの処理に異議を唱える権利、（ii）個人データの処理を個人データの保存のみに制限する権利（Pendoに個人データを消去させる権利があるかどうかを査定する期間中など）、（iii）共通の機械可読形式で個人データを受け取り、技術的に可能な場合は別のデータ管理者に送信するよう弊社に要求する権利、（iv）処理への同意を撤回する権利が含まれます。

苦情
個人データの処理が適用法に違反していると判断した場合、弊社または居住地の監督当局に苦情を申し立てる権利も有しています。応募者の権利に関する詳細を確認または当該権利を行使するには、以下の詳細情報を参考にして弊社までご連絡ください。

自動意思決定とプロファイリング

Pendoは現在、自動意思決定に頼っていません。

変更の通知およびプライバシーに関する追加通知

Pendoは、本応募者プライバシー通知をいつでも変更または更新することができます。弊社は、追加のプライバシー通知の対象となる個人データに特定の処理を行う場合があります。

お問い合わせ

個人データの処理に関してご質問やご懸念がある場合は、上記に規定されている情報をご利用のうえ、メール（ [email protected]）または以下に記載された詳細から電子的にご連絡ください。

付録A：CCPAに関する補完

カリフォルニア州の応募者向け追加でのプライバシー通知

この付録A（以下「カリフォルニア州応募者通知」）は、Pendoの職種に対する外部の求職者および候補者（以下「応募者」）に関する特定の個人情報の収集と使用について説明するもので、カリフォルニア消費者プライバシー法（以下「CCPA」）に基づく弊社の通知要件を満たすことを目的としています。弊社は、他の法律の対象となる弊社のデータ収集慣行に関する追加での通知を応募者に提供する場合があります（弊社による身元調査や採用通知の延長などの場合）。

本通知の範囲

本カリフォルニア州応募者通知は、応募者の応募内容の審査、評価、検討、管理、保存もしくは処理、または弊社における職種に関する検討に関連して、応募者から、または応募者に関して弊社が収集する個人情報に適用されます。

本通知に含まれないもの

本カリフォルニア州応募者通知は、消費者信用調査および身元調査、州もしくは連邦政府の記録から合法的に入手可能な一般公開データ、またはCCPA対象外のその他の情報など、CCPAの対象とならない弊社の個人情報の収集については対処しておらず、また適用されないものとします。本カリフォルニア州応募者通知は、弊社が従業員から収集する個人情報にも適用されません。当該情報は、別のプライバシー通知の対象となります。

弊社の慣行のすべての応募者に対する同等性

弊社が収集する個人情報のカテゴリーおよび個人情報の使用は、職位または場所ならびに関連する資格および職務によって異なる場合があります。本カリフォルニア州応募者通知に含まれる情報は、応募者に関する個人情報の収集と使用の全体的な説明を提供することを目的としています。また、場合によっては（法律で義務付けられている場合など）、弊社が特定の個人情報を収集または使用する前に、応募者の同意を求めるか、特定の選択肢を提供します。

収集される個人情報のカテゴリー：

一般的に、弊社は適用法で許可されている範囲で、応募者に関する以下のカテゴリーの個人情報を収集する場合があります。

個人情報の収集および使用の目的

適用される法的制限に従い、弊社は以下の一般的な目的で応募者の個人情報を使用する場合があります。

本通知に関するお問い合わせ：本カリフォルニア州応募者通知に記載されている弊社の個人情報の使用に関してご質問やご懸念がある場合は[email protected]までご連絡ください。